Resumen de los puntos clave de la normativa actual y las novedades más relevantes para 2025: 

1. Obligatoriedad Universal:

• Para quién: Es obligatorio para todas las empresas, independientemente de su tamaño, sector o actividad.
• Para quiénes: Afecta a todos los trabajadores, incluyendo aquellos con jornada completa, parcial, teletrabajo, flexibilidad horaria o trabajo a distancia. Las excepciones son muy puntuales.

2. Contenido del Registro:

• Debe registrar el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, diariamente.
• También debe incluir las pausas y las interrupciones que afecten al cómputo horario.
• El sistema debe poder distinguir claramente entre horas ordinarias y extraordinarias o complementarias.

3. Formato del Registro (Novedad 2025):

• Digital obligatorio: A partir de 2025, el registro horario debe ser digital. Esto implica que los sistemas en papel, hojas de Excel o tarjetas de cartón dejarán de ser válidos en muchos casos.
• Cumplimentación personal y directa: Los trabajadores deben realizar el registro de forma personal y directa al inicio y al final de cada jornada.
• Trazabilidad y autenticidad: Cada registro debe identificar de forma inequívoca al empleado y garantizar la trazabilidad y la imposibilidad de manipulación de los datos.
• Formatos legibles y compatibles: Los datos deben estar en formatos legibles, tratables y compatibles con los sistemas de la empresa y la administración.
• No se permiten datos biométricos: En principio, no están permitidos aquellos sistemas que recojan datos biométricos.

4. Conservación y Disponibilidad de los Registros:

• Plazo de conservación: La empresa debe conservar los registros durante un mínimo de cuatro años.
• Accesibilidad: Los registros deben estar a disposición de:
  • Las personas trabajadoras (para consultar sus propios registros).
  • Sus representantes legales (sindicatos, comité de empresa).
  • La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), en cualquier momento, de forma inmediata y, a partir de 2025, con acceso remoto para facilitar las auditorías.

5. Reducción de la Jornada Laboral (Novedad 2025 en adelante):

• Aunque no es parte directa de la obligación del registro horario, la normativa de control horario está muy vinculada a la reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales de promedio anual.
• Esta reducción es un objetivo del Gobierno y se espera su aprobación y entrada en vigor durante 2025, sin merma salarial.
• Los convenios colectivos tendrán hasta el 31 de diciembre de 2025 para adaptarse a esta nueva jornada.

6. Sanciones por Incumplimiento:

• El incumplimiento del registro horario se considera una infracción grave en materia laboral.
• Las sanciones pueden variar significativamente según la gravedad del incumplimiento y la afectación a los trabajadores.
• A partir de las novedades de 2025, se endurecen las sanciones, pudiendo ser por cada trabajador afectado y no solo por empresa.
• Las multas pueden ir desde 60 € a 625 € por cuestiones formales de registro, hasta 1.000 € a 10.000 € (o incluso más en casos muy graves) por cada incumplimiento o trabajador afectado.
• La ausencia de registro o la manipulación del mismo se considerará una infracción.

Con las novedades de 2025, se enfatiza la necesidad de sistemas de registro digitales, seguros y accesibles para un mayor control y cumplimiento.

04/02/2025
"El Gobierno aprueba el Anteproyecto de Ley para la reducción de la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo que la fijará en 37,5 horas semanales en cómputo anual."
Fuente: Ministerio de Trabajo y Economía Social
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